Основные задачи

Перед тем, как организовать корпоративный вечер, Вам необходимо выделить основные задачи, необходимые для успешного проведения вашего корпоративного праздника. С этими задачами мы Вас сейчас познакомим:

Этап 1. Выбор даты корпоратива

Корпоративный праздник в 90% случаев прикреплен к определенной и значимой дате, поэтому большинство компаний стремятся организовать корпоратив в этот день. Но, в организации корпоратива какой бы то ни было фирмы или организации первостепенным является повод и поэтому ситуация при которой корпоратив проводится с разницой в 1-3 дня от главной даты не будет являться дурным тоном, а напротив, даст возможность организаторам оптимизировать праздник по бюджету и по времени.

При выборе даты празднования корпоратива нужно обязательно принять по внимание следующее:

Праздновать в выходные дни как правило дороже, чем в будни. Все праздничные услуги станут дороже: и банкетный зал, и ведущие, и артисты, и музыканты, и транспорт, и аренда оборудования. И если в вашей организации есть возможность провести корпоративный праздник в будний день, то Вы существенно сэкономите.

Многие сотрудники могут неохотно отнестись к проведению корпоратива в их законный выходной, так как у них могут буть заранее спланированный день. А будний день расценивается как полноценный рабочий, поэтому явку на корпоратив можно подвести под "обязательная".

Постарайтесь по возможности не праздновать свой корпоратив в дни государственных праздников, так очень большой спрос на праздничные услуги и цены как Вы понимаете будут не маленькие. К датам повышенного спроса можно отнести: вторую половину декабря, 8 марта и 23 февраля, конечно же день всех влюбленных 14 февраля. Дни больших корпоративных праздников: День медицинского работника, день строителя, день учителя, день металурга....

Советуем вам заранее определиться с датой проведения вашего корпоратива. Так как:

Выбрав дату заранее, можно забронировать в нашем Праздничном агентстве еще не занятых, но хороших и недорогих артистов, ведущих и музыкантов, фотографов и операторов. Также Вы сможете забронировать зал ресторана или банкетную площадку по адекватной стоимости.
Сообщив заранее сотрудникам точную дату корпоратива, Вы обеспечите большой процент явки на праздник.
Вы сможете спокойно и тщательно приступить к подготовительным мероприятиям. Советуем Вам определиться с датой проведения корпоративного праздника примероно за 3-5 месяцев. Время летит очень быстро, Вы и опомниться не успеете, как наступит канут долгожданного торжеста.

Как только Вы сделали выбор в пользу точной даты корпоратива, немедля переходите к слудующему этапу подготовки - выбор формата праздника и бронирование места проведения корпоратива.

Этап 2. Выбор формата праздника и подготовка сценария.

Сейчас мы перечислим Вам информационные поводы для проведения корпоративных праздников:

Профессиональный праздник
День рождения / юбилей компании / годовщина
Новый год / новогодний корпоратив компании
23 февраля / 8 марта
Достижения компании: значимые проекты, крупные контракты
Развитие компании: открытие филиалов, представительств, открытие новых магазинов
Социальные праздники: День спорта, День здоровья, День семьи....

Праздники могут быть внешне корпоративные и внутри корпоративные. Соответственно и формат мероприятия будет отличаться.

Внешне корпоративный праздник: нацелен на демонстрацию сильной стороны и достижений фирмы для общественности (общественность это: журналисты, чиновники, VIP персоны6 клиенты компании). Очень важно, чтобы праздничное мероприятие проходило максимально гладко и точно по сценарному плану. Например журналисты, придя на Ваш корпоративный праздник, захотят узнать максимум интересной информации в неформальной обстановке. И конечно же их будут интересовать популярные личности6 приглашенные на корпоратив.

К VIP персонам необходимо отнестись с должным уважением и оказать им максимум внимания, так как они не могут себе позволись расслабиться как обычные люди. Как правило VIP персоны скучают на таких праздниках и покидают его рано.

И самой важной аудиторией, приглашенной на Ваш корпоративный праздник являются клиенты. И именно на них должно быть направлено все внимание, и именно клиенты должны быть полностью удовлетворены.

Внутри корпоративное мероприятие: это эмоциональное объединение сотрудников с компанией и с ее руководством. И соответственно задача организаторов праздника сделать так, чтобы каждый гость, каждый сотрудник компании ощутил себя частичкой единого целого. Корпоративный праздник, даже самый небольшой, а уж если масштабный, то тем более - это признак того, что Ваша компания достигла определенного уровня развития и сотрудники должны чувствовать, что работать в такой организации престижно.

Как только вы определитесь с основной аудиторией корпоративного праздника, то смело можете переходить к выбору сценария. При разработке сценария необходимо учесть:

Общая продолжительность торжественной части. оптимальное время для ее проведения от 40 минут до полтора часа, не больше! иначе гости заскучают.
Официальные выступления и номера должны быть около 5 минут каждый.
Необходимо подобрать несколько ярких выступлений артистов: эффектктные шоу, вывоз праздничного торта, салют...
Торжественную часть мы советуем построить вокруг общего выступления, чтобы все собравшиеся знали по какому поводу праздник. Поздравления VIP персон и руководства, поздравления клиентов и партнеров, поздравления со стороны сотрудников и отделов компании, поощрительные слова в адрес заказчиков и друзей компании.
Сценарную часть лучше построить в виде яркой и эффектной истории создания компании, можно обыграть логотипы и символы организации, корпоративные знаки отличия и отрасль, в которой работает фирма. Одним словом, всем гостям должна быть понятна выбранная тематика праздничного мероприятия.
Общая концепция праздничной программы может быть классической или тематической, при которой официальные выступления и поздравления, чередуются с выступлениями артистов и музыкантов и все это связано воедино в ненавязчивую сюжетную линию.
Необходимо учесть, что на торжествах высокого уровня принято танцевать под живую музыку. Если речь идет о стандартном корпоративе, то танцы можно заменить дискотекой, а живую музыку - ди-джеем. Также нужно заранее обговорить с ди-джеем те музыкальные композиции, которые Вы хотите слышать на своем мероприятии.

Этап 3. Выбор места проведения корпоратива.

На первый взгляд кажется что в Подмосковье существуют сотни ресторанов, банкетных залов, кафе и других площадок6 где Вы могли бы устроить свой корпоратив. Но при рассмотрении окажется, что из десятка отобранных мест достойным окажется в лучшем случае одна. На что в первую очередь необходимо обратить внимание при выборе площадки для проведения корпоратива.:

Стоимость аренды и что туда входит
Состав меню и выход блюд по весу
Можно ли с собой привезти свое спиртное и сколько составляет "пробковый сбор", если он имеется.
Придусмотрены ли санузел
Расположена ли рядом парковка, является ли она платной или бесплатной для гостей и организаторов мероприятия
Достаточно ли просторное помещение для корпоративного мероприятия и наоборот, не слишком ли просторное
Какое техническое оборудование предоставляется на площадке, входит ли оно в стоимость аренды (сцена, свет, звук, гримерка, генераторы эффектов и т д)
Есть ли дополнительные залы6 которые можно использовать как курительные зоны или зоны общения гостей вне шумного праздничного торжества
Узнать, какие дополнительные услуги и бонусы предлагает вам площадка.

Этап 4. Банкет или фуршет?

Нельзя сказать что предпочтительнее - банкет или фуршет. Везде есть свои минусы и плюсы. Все зависит от зарактера, уровня, масштаба и места проведения праздника.

Этап 5. Без ведущего никак!

Если вы не пригласили профессионального ведущего, то это совсем не значит, что его не будет! Обычно эту функцию берет на себя один их гостей, отличающийся чувством юмора и живой речью. таким образом, отказываясь от прафессионального ведущего, вы честно и осознанно включаетесь в своеобразный прототип известной игры "русская рулетка".

А если серьезно, то при организации корпоратива, на котором присутствует более 20 человек - ведущий обязателен! Зачем нужен ведущий?

Ведущий следит за сценарным развитием праздника
Ведущий встречает и провожает гостей
Ведущий развлекает публику, делает все необходимые объявления, проводит конкурсную программу, распоряжается тостами, задавая празднику непрерывное течение
Ведущей решает нестандартные ситуации, в которых оказываются гости.
Ведущий объединяет всех в одну гармоничную компанию
Ведущий способен поддержать разговор с гостями и заполнить любую паузу, сглаживая все возникающие "неровности" мероприятия.

Ведущий - это универсальный и многогранный человек, вокруг которого гармонично кружится весь праздник, при этом ведущий никогда не "перетягивает одеяло на себя" и не отвлекает гостей от повода торжетсва. Хорошего ведущего должно быть в меру. Он управляет гостями, элементами праздника, приглашенными артистами... и все это по строго заданному сценарию. Он должен уметь импровизировать, иметь отличное чувство юмора, приятный тембр голоса и гармоничную внешность. Из всех представленных нашим праздничным агентством "Розовый слон" ведущих старайтесь выбирать максимально строго. Следите за вашими эмоциями, который вызовет ведущий при первой встрече. Обычно мы приглашаем несколько претендентов на роль ведущего Вашего праздника. Внешний вид, тембр голоса, ценовая категория, программа.... Как только вы опеределитесь с ведущим и забронируете его за собой, сразу переходите к обсуждению с ним программы, всех номеров и артистов, которые будут включены в сценарий, конкурсов, викторин и прочих развлекательных моментов. Необходимо активно взаимодействовать с ведущим, делиться с ним вашими идеями и выслушивать его. Только так праздник получится продуманным и полноценным.

Этап 6. Что включить в программу праздника:

Этот выбор полностью зависит от ваших финансовых возможностей. Есть несколько общих правил подбора артистов и номеров праздника, а далее вы уже сами решаете, кого из них вы можете себе позволить заказать, а кого нет. При планировании развлекательной части нужно ее гармонично вписать в сценарий, который состоит из вступления, развития праздника, кульминации и финала.

В начало программы лучше не включать никаких ярких номеров, так как вступительная часть должна быть нацелена на процесс сбора и подготовки гостей к празднику.

На этапе развития праздника будут фигурировать все официальные номера и поздравления, выступления гостей, партнеров и руководства. И поэтому как правило официальные выступления лучше чередовать с просмотром корпоративного ролика или слайд-шоу, посмотреть несколько сценических или музыкальных номеров, песочное шоу о истории развития компании. Всю экспрессию оставим на кульминацию!

Все самые яркие номера и интерактивную шоу-программу, все активные конкурсы и зажигательные танцы - т.е. максимальное количество эмоций приходится на кульминацию вечера, когда праздник находится на пике своей активности. Сюда можно включить световое шоу или выступление бармена, танцевальное или бразильское шоу, цыганское шоу, активные конкурсы с участием гостей, интерактивные программы и флешмобы. Только и здесь необходимо учесть6 что между номерами должны быть паузы. Весь праздник должен уместиться в хронометраж 6-7 часов максимум! Сюда входит и вступление, и развитие, и кульминация и финал!

Этап завершения праздничного мероприятия - его лучше завершить каким-нибудь финальным аккордом, который поставит точку на корпоративном торжестве. например: праздничный фейерверк или салют, запуск воздушных шаров. Можно поднять финальный тост и поблагодорить всех гостей, зато, что они пришли. Если предусмотрена развозка гостей по домам, то ведущий должен объявить где и во сколько гости могут сесть в трансфер.

Этап 6. На память:

Корпоратив - это важное событие в жизни любой компании, которое непременно должно сохраниться в архиве фирмы и у всех гостей мероприятия. Это фотографии и фильм о проведенном торжестве.

Как правильно выбрать фотографа на корпоратив:

Нужно определиться какой подход к фотографиям вам нужен: классический или творческий. В большинстве случаях на корпоратив выбирают фотографа6 работающего в классическом стиле, если конечно это не специальная постановочная съемка.
Далее нужно определиться с типом съемки. Это зависит от состава приглашенных гостей. Мужчины больше склонны к репортажной съемке, отражающей живой ход мероприятия. женщины любят портретные и постановочные фото, чтобы все было красиво. Мы обычно советуем на праздничное мероприятие для проведения фотосесии заказать изготовление корпоративного баннера, с логотипом и девизом / слоганом компании, на фоне которого и происходит постановочная фотосессия сотрудников и гостей праздника.
Мы предоставим Вам на выбор портфолио нескольких востребованных фотографов нашего праздничного агентства.

С выбором видеографа на корпоратив все приблизительно похоже.